Что такое тайм-менеджмент: личный тайм-менеджмент или как управлять своим временем

Дело не в длительности рабочего дня, степени напряжения или условиях труда. Главный вопрос заключается в умении организовать собственное время так, чтобы успевать больше, получая из этого максимум отдачи и оставляя достаточное количество свободного времени. Говоря на языке современных терминов, все решает тайм-менеджмент — управление собственным временем, использование своей жизни с максимальной эффективностью. И речь идет не только о рабочем времени, но и о делах, касающихся других сфер вашей жизни.

В этой статье мы разберем основы построения личного тайм-менеджмента, рассказав о его базовых составляющих и правилах работы. Устраивайтесь поудобнее — вас ждет погружение в удивительное искусство управления собственной жизнью.

Два тысячелетия назад один древнеримский философ, размышляя над вопросом «Как оценить эффективность своих прожитых лет?», заложил основы известного нам тайм-менеджмента. Это был Сенека со своей знаменитой идеей делить прожитое время на плохое и хорошее (нашим языком — на потраченное в никуда и эффективно использованное). Вместе с этим, по его мнению, стоило бы вести учет прошедшего времени и минимум раз в год подводить итоги прожитого жизненного периода. Мысли философа, казалось бы, хорошие, но позабылись почти на 19 столетий. И только в 19 веке эпоха индустриализации с новой силой почувствовала нехватку системы контроля затраченного на работу времени. Главным образом, этот вопрос коснулся владельцев крупных компаний и мануфактур, которым необходимо было отслеживать время и эффективность работы сотрудников. В этот же период появилась новая идея — принцип «80/20», который выдвинул Вильфредо Парето. Если он вам не знаком, вот в чем краткая суть: 20% эффективных действий приносят 80% результата, и наоборот: 80% малоэффективных усилий дают только 20% результата.

Что же представляет собой тайм-менеджмент в наше время? Это система действий, цель которой — правильное планирование задач с грамотным распределением времени на выполнение каждой. Главная цель тайм-менеджмента — делать как можно больше, снизив временные затраты и понизив уровень стресса человека.

То есть, тайм-менеджмент — это не только модное слово из круга управленцев, которым они описывают условия достижения своего успеха. Но при этом, это далеко не секретная технология и не панацея от бесполезного расходования времени. Тайм-менеджмент, как система — это эффективный инструмент, который может помочь каждому работающему человеку сделать время его работы максимально эффективным, оставив силы и свободные часы на отдых и занятия хобби.

Идея эффективного тайм-менеджмента настолько увлекает многих современных людей, что в мире даже начали создавать кафедры тайм-менеджмента при университетах. О большом количестве книг, вебинаров, курсов и пособий можно даже не говорить. Советов, на счет того, как управлять своим временем с помощью тайм-менеджмента, настолько много, что, кажется, у человека не осталось ни единого шанса на прокрастинацию. Осталось лишь научиться внедрять это все в собственную жизнь. Заинтриговали? Давайте вместе выясним, как это возможно.

Каждая система имеет свои ключевые блоки и правила работы. Тайм-менеджмент, как практика управления собственным временем, также имеет базовые составляющие, которые должны работать в комплексном виде. Таковыми являются:

• планирование и постановка целей;
• расстановка приоритетов и дедлайнов по каждой задаче;
• анализ затрат временных ресурсов;
• составление списков;
• самоорганизация и делегирование;
• исключение лишних задач.

Практика показывает, что данная система работает не только в сфере бизнеса или для повышения личной эффективности, но и показывает отличные результаты в бытовых делах.

А теперь «пройдемся» по базовым правилам тайм-менеджмента, которые описывают ранее указанные его составляющие. Лучше всего брать такие правила из советов людей, которые во всем мире считаются «гуру» мастерства управления своим временем. Например, нас заинтересовал Брайан Трейси — эксперт по личной эффективности, который не раз уже выступал по всему миру с лекциями, посвященными личному тайм-менеджменту и искусству управления собственной жизнью. Вот какие самые важные правила тайм-менеджмента он называет:

Поскольку время — ресурс, который мы никак не можем увеличить, тратить его необходимо лишь на самые ценные и значимые вещи. Определить их можно, разделив весь список предстоящих дел на 4 категории:

1) важные и срочные — это дела, которые требуют максимально скорого завершения какой бы ни было ценой, ведь они влекут за собой огромные последствия для будущего;

2) важные, но несрочные — категория дел, которые главным образом ориентированы на отдачу в будущем. Например, занятия спортом, время с близкими, хобби и обучение;

3) срочные, но неважные — это категория всяческих жизненных «факапов»: где-то что-то сломалось или разбилось — нужно починить, кто-то что-то не так понял — нужно прояснить еще раз. То есть, это дела, которые нужно решить сейчас, потому что так будет лучше, но большой значимости для жизни они не несут;

4) неважные и несрочные — дела, которые вообще не важны, но иногда на них хочется потратить время. К таковым относятся сплетни с друзьями, серфинг в интернете, просмотр сериалов.

В итоге главный совет: сосредоточьте максимум внимания на категории «важные, но несрочные» и тогда первая категория будет появляться крайне редко. Очевидно, что от четвертой категории (неважное и несрочное) лучше вовсе отказаться — это просто пожиратель времени.

Слышали о таком законе Вселенной, что если сильно чего-то хотеть и вести себя так, будто это уже сбылось, то все обязательно реализуется? Вот и с тайм-менеджментом также: думайте и ведите себя так, будто вы уже освоили это искусство. То есть, воспринимайте и позиционируйте себя в качестве эффективного и пунктуального человека, берите пример из таких людей. Трейси советует один интересный прием: представьте, что каждый момент вашей жизни снимается на камеру. Вам нужно вести себя и действовать так, будто от каждой минуты зависит, получите ли вы работу мечты или достигнете успеха в личностном плане.

Очень важно устроить себе некий мозговой и душевный штурм, и честно дать себе ответ на вопрос «Чего ты хочешь достичь в жизни?». Так получится сформировать наиболее важные для себя цели, среди которых определятся задачи с наивысшим приоритетом. Заведите себе привычку делать важные дела утром. На языке тайм-менеджмента это называется «поедание лягушек».

*То же самое касается важных встреч. Время перед ними обычно наполнено тревогой и гнетущими мыслями. Результативнее и спокойнее для вас будет назначать такие встречи на утро. Как говорится, «отстрелялись» и можно дальше работать.

Занятие несколькими делами одновременно редко увенчивается успехом. Например, вам может казаться, что переписка в Телеграмме никак не мешает одновременной работе над проектом. На самом деле — это губительное занятие. Мозг не работает в параллельном режиме, он постоянно переключается между задачами и в конце дня остается просто истощенным. Лучшее решение — заниматься только одним делом, не отвлекаясь на мелочи.

Планирование — основа тайм-менеджмента, а лучший инструмент — списки дел. Попробуйте сами: напишите от руки список задач на день, начинайте из самой сложной, каждую выполненную вычеркивайте из списка. В итоге вы будете чувствовать себя намного легче, а ваша эффективность вырастет минимум на 30%. Если какие-то задачи кажутся вам слишком большими и невыполнимыми, разделите их на мелкие и постепенные шаги. Вы удивитесь, но так любая задача реально выполнима.

И последний принцип — выбросите мусор из вашей жизни. Это значит отказаться от вещей, людей и занятий, которые бездумно пожирают ваше время. Вместо пустых сплетен с коллегами во время перерыва лучше выпейте чашку чая и отдохните в спокойствии. Кстати, своевременный и регулярный отдых — это также важная часть тайм-менеджмента. Это не трата времени, а инвестиции в свою работоспособность. Трудиться на износ — вредно и малоэффективно, регулярные перерывы и здоровый сон — залог вашей эффективности.

Цель программы «Агрокебеты» — подготовить специалистов, которые будут отлично владеть инструментами менеджмента и управления процессами. В этих сферах не обойтись без личного тайм-менеджмента и умения повышать свою эффективность. Во время обучения вам также пригодятся эти навыки. Уверены, все полтора года освоения программы у вас будут и другие дела, другая работа, личная жизнь и внезапные выпады в состояние прокрастинации. Наша цель — не забирать все ваше время, а научить грамотно и эффективно им распоряжаться, уделив внимание каждой сфере своей жизни.

Мы поможем в обретении управленческих навыков и построении системы собственной результативности не только теорией, но и реальной практикой.

Прежде всего, у каждого участника будет ментор — топ-менеджер успешной агрокомпании. Он поделится собственными рецептами эффективности, а также наглядно покажет, как настроить работу своей команды.

Также каждый участник пройдет практику в крупных агрохолдингах Украины — компаний-партнеров проекта. Это отличный шанс увидеть, как строится работа гигантов, и урегулировать собственный тайм-менеджмент в соответствующих условиях.

На пути к успеху есть масса шагов, один из которых — научиться управлять своим временем. Надеемся, наша статья помогла вам освоить принципы этого искусства!